Pro Tier – Unabhängigkeit, Zeit- und Ressourcengewinn

Die Stiftung Pro Tier veröffentlicht jährlich ihren Geschäftsbericht. Das erfolgte bis zur Berichterstattung von 2021 im klassischen Stil in Zusammenarbeit mit einer Agentur; eine personal- und zeitaufwändige Aufgabe, die ProTier vereinfachen wollte. Mit eliasPublisher fand die Stiftung eine einfache Redaktions- und Publikationslösung, mit der sie heute ihre Berichte selbständig und effizient erstellt.

Einen Geschäftsbericht zu erstellen ist mit viel Aufwand verbunden, sei dies zeitlich, personell wie auch finanziell. Will eine Stiftung oder ein Verein einen solchen Bericht intern selbst produzieren, benötigt die Organisation das entsprechende Knowhow in der Handhabung von Word oder InDesign. Da dies selten der Fall ist, wird meist eine Agentur hinzugezogen. So auch bei der Stiftung Pro Tier.

Dieser Prozess ist mit entsprechendem Aufwand verbunden. Dokumente werden hin- und zurückgesendet und Anpassungen sowie Absprachen müssen koordiniert werden.

Pro Tier wollte diesen Prozess optimieren und entschied sich, künftig den Bericht mit einem Redaktions- und Publikationssystem selbst zu erstellen. Auf der Suche nach einer passenden Lösung evaluierten sie unterschiedlichste Systeme. Die meisten waren jedoch für sie als Stiftung zu komplex und zu teuer. Mit eliasPublisher fanden sie ein System, das sich als einfach bedienbar und preiswert herausstellte und dennoch die gewünschten Resultate lieferte.

Ziel von Pro Tier war es, den Geschäftsbericht mit dem bestehenden Design – mit sanften Optimierungen – zu übernehmen und zu automatisieren.

Mit dem Entscheid für eliasPublisher startete LST mit den Initialarbeiten.

Gestaltungsanpassungen 
Der Redaktions- und Publikationsprozess wir mit dem Einsatz von eliasPublisher automatisiert. Dafür muss das Layout entsprechend optimiert und ausgerichtet werden. Das heisst, bestimmte Inhalts- und Gestaltungselemente (wie zum Beispiel Textelemente, Tabellen oder Charts) wurden speziell dafür angepasst.

Programmierung des Publikationslayouts 
Mit der Festlegung der Gestaltung wurden die Elemente wie Text- oder Bildbereiche als Vorlagen programmiert. Diese Programmierung stellt sicher, dass die Corporate Design Vorgaben von ProTier im gesamten Bericht eingehalten werden.

System-Set-up eliasPublisher
Beim System-Set-Up wurde eliasPublisher für ProTier aufgesetzt, die Domain festgelegt und mit der sogenannten eliasPublisher «Instanz» der Zugang zum Redaktions- und Publikationssystem erstellt. Die neuen Layouts wurden im System hinterlegt und die eliasPublisher Benutzer definiert. Dieses System-Set-Up garantiert die nahtlose Integration des Geschäftsberichts auf der bestehenden Website von ProTier.

Set-up der Publikation
Die bestehende Publikation (Geschäftsbericht ProTier 2021) wurde anhand der programmierten Vorlagen «nachgebaut» und geklont. Der Inhalt für einen neuen Geschäftsbericht kann dadurch direkt in den «Klon» eingefügt und für das neue Jahr angepasst werden.

Schulung
In einer kurzen Schulung wurde den Pro Tier elias­Publisher Nutzern die richtige Anwendung vermittelt und mit Tipps und Tricks gezeigt, worauf es bei einer erfolgreichen Publikation ankommt.

Nach dieser einmaligen Vorarbeit begann das ProTier Redaktions- und Publikationsteam mit der Erstellung des neuen Geschäftsberichts indem es die aktuellen Texte, Charts, Excel-Sheets etc. in die eliasPublisher Instanz einfügte. Das individualisierte ProTier Wörterbuch sorgt dafür das spezielle Ausdrücke immer gleich geschrieben werden und der Korrekturmodus zeigt, ähnlich wie in einem Word-Dokument, allfällige Tippfehler an. Da alle Teammitglieder im selben, zentral abgelegten Dokument arbeiten, entfällt das Hin- und Herschieben von Dokumenten, was vorher mit einer hohen Fehleranfälligkeit behaftet war.

Bei Fragen hilft die Support Datenbank mit einer Fülle an Antworten auf die häufigsten Unklarheiten. Findest sich keine Antwort, steht ProTier die Hotline zur Verfügung, in der wir persönlich auf deren Fragen eingehen.

Das Team war überrascht, wie einfach und schnell sie den neuen Geschäftsbericht mit eliasPublisher erstellen konnten. Sie hatten zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit zu prüfen, wie er in echt aussehen wird. Und das Allerbeste war, dass sie in einem einzigen Arbeitsschritt mit eliasPublisher nicht nur eine druckfähige Printvorlage erhielten, sondern gleichzeitig eine echte HTML-Webversion, die direkt in die ProTier Website integriert ist. Print und Web per Knopfdruck.